Detaily k GDPR souhlasu z BeTy

V minulém týdnu jsme do BeTy nasadili novou funkcionalitu týkající se plnění GDPR povinností. S tím jsou spojené drobné změny v nastavení systému a kontrole zadávaných dat. Pomůžeme Vám tak kontrolovat např. unikátnost e-mailové adresy u daného klienta. Správný e-mail je zásadní, protože na něj budou odcházet informace o plnění informační povinnosti v oblasti zpracování osobních údajů. Abychom uměli doložit, že byl klient informován o zpracování jeho osobních dat, a že nám souhlas udělila skutečně správná osoba, musíme ověřovat, že jeden email = jedna konkrétní osoba (klient). 

Pro získání GDPR souhlasu je nyní třeba zadat tyto údaje: jméno, příjmení, datum narození a emailová adresa. Souhlas od klienta získáte jednoduše klikem na tlačítko „Souhlas (OU)“z karty klienta. Více o tom, jak to funguje ZDE.

Při vyplnění osobního dokladu na klientské kartě (občanského průkazu, cestovního pasu…) je nově nutné uvést veškerá data o klientovi dokladu. Pro uložení nyní již nestačí pouze číslo OP.

Od 16. 12. 2021 budou všechny souhlasy řešeny již pouze elektronicky. Papírové souhlasy budeme přijímat do 15. 12., tzn. které budou doručeny na BT do tohoto termínu.   

Výjimky:

• Děti/nezletilí

Nezletilých klientů se podmínka vyplnění unikátní e-mailové adresy netýká. Pokud tedy vyplníte na kartě klienta datum narození, z kterého vyplývá, že je osoba mladší 18 let, není třeba uvádět e-mail ani telefon. Ale kartu nezletilého je třeba propojit s kartou rodiče (pomocí vazby zákonného zástupce). Plnění informační povinnosti je tak prováděno skrz kartu zákonného zástupce. 

• FOP

Pokud je klient fyzická osoba, nebo fyzická osoba podnikající, je možné mít na každé kartě stejnou e-mailovou adresu. Doporučujeme si tyto karty spojovat pomocí funkce nastavení vazeb FOP.

• PO

U právnických osob je možné mít jakékoliv e-mailové adresy bez omezení.

Časté dotazy:

Co když klient nemá e-mail?

• Informační povinnost GDPR splníte i podpisem smlouvy, ale souhlas se bez e-mailu nepropíše na kartu klienta a nezískáte tak výhodu souhlasu na tři roky ani automatického prodloužení. 
• V návaznosti na GDPR nařízení musíme klientské karty bez splnění informační povinnosti, nebo bez obchodu ze systému smazat po 6 měsících. Nemůžeme tak poslat automatickou žádost na prodloužení souhlasu jako u klientů, u kterých máme e-mail.

Co s e-mailovými duplicitami, tedy když májí dva klienti stejný email?

• Pokud chtějí dva klienti využívat jednu emailovou adresu, nelze uvést stejný e-mail u obou. Jeden musíte mít bez e-mailu. Ale opět upozorňujeme na stejný problém viz předcházející bod. 
• Pokud již máte dva klienty se stejným e-mailem a u jednoho editujete např. trvalé bydliště, nebo přidáváte doklad, systém Vám uložení umožní, nicméně problém s duplicitou e-mailu stále trvá. 
• Pokud již máte v BeTy uložený jeden e-mail u dvou karet a splníte na jedné kartě infomační povinnost GDPR, budete při aktualizaci údajů na druhé kartě vyzváni, abyste stejnou e-mailovou adresu odstranili, nebo změnili.

Co když zadám neexistující/falešný/vymyšlený e-mail?

• Systém validuje pouze formát a unikátnost emailu. Pokud na falešný e-mail odešlete souhlas, systém to nerozezná a z jeho pohledu je informační povinnost splněna.
• Takto „splněná“ GDPR informační povinnost, ale neumožní klientovi reálně nastavit souhlasy a účely, a tudíž nebude možné takového klienta aktivně oslovovat s jakýmikoli nabídkami.
• Nedoručené e-maily na neexistující e-mailové schránky se evidují a reportují na oddělení Legal a compliance, které tyto informace vyhodnocuje a případně může vyvodit další kroky.